Code de protection des renseignements personnels de Câble Axion
Volet 1 – Règles générales
Introduction
Câble Axion est l'un des plus importants câblodistributeurs au Québec. Nous sommes également un acteur de premier plan dans l'accès Internet à haute vitesse, l'hébergement de sites Web et les services de téléphonie par câble. Notre équipe s'engage à offrir aux communautés rurales la même variété et qualité de service de câblodistribution qu'en centres urbains.
Câble Axion se fait un devoir d'assurer l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels relatifs à ses clients. Le Code de protection des renseignements personnels de Câble Axion est un énoncé officiel des lignes directrices et principes relatifs aux exigences minimales en matière de protection des renseignements personnels concernant les clients de Câble Axion.
Le Code de Câble Axion vise à établir des pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels.
Résumé des principes
Principe 1 – Responsabilité
Câble Axion est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et elle doit désigner au moins une personne qui devra s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
Câble Axion doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
Câble Axion ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et elle doit procéder de façon honnête et licite.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Câble Axion ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Câble Axion doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Principe 7 – Mesures de sécurité
Câble Axion doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
Câble Axion doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
Câble Axion doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de Câble Axion.
Portée et application
Les dix principes qui constituent le Code de Câble Axion sont interdépendants et Câble Axion doit les respecter dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui l'accompagnent.
Portée et application du Code de Câble Axion
Le Code de Câble Axion s'applique aux renseignements personnels que Câble Axion recueille, utilise ou communique au sujet de ses clients.
Le Code de Câble Axion s'applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes – verbale, électronique ou écrite.
Le Code de Câble Axion ne restreint pas la collecte, l'utilisation ou la communication par Câble Axion des renseignements disponibles dans le public, comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'un client, lorsque ces renseignements sont inscrits dans un annuaire ou disponibles par le service d'assistance-annuaire.
Définitions
Client – personne qui
Collecte – action de recueillir, d'acquérir, de consigner ou d'obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris auprès de tiers, par quelque moyen que ce soit.
Communication – action de révéler des renseignements personnels à un tiers.
Consentement – acquiescement libre à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels aux fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit.
Toutefois, il doit toujours être non équivoque et ne pas obliger Câble Axion à le déduire. Le consentement implicite désigne un consentement que l'on peut raisonnablement déduire d'un acte ou d'une omission de la part d'une personne.
Renseignement personnel – renseignement concernant une personne identifiable, mais à l'exclusion des renseignements généraux qui ne peuvent pas être reliés à une personne en particulier. Ces renseignements comprennent les données sur le crédit, les dossiers de facturation, les relevés des services et de l'équipement, ainsi que toute plainte consignée au dossier.
Tiers – personne autre que le client ou son mandataire ou organisme qui ne fait pas partie de Câble Axion.
Utilisation – traitement, manipulation et gestion de renseignements personnels par Câble Axion .
Principe 1 – Responsabilité
Câble Axion est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et désigne une personne qui s'assure du respect des principes énoncés dans le présent code. Au moment de la présente publication, il s'agit de Madame Diane Serres, directrice des ressources humaines, Câble Axion, 1013, rue Bagot, La Baie (Québec), G7B 2N6.
1.1 Il appartient à la haute direction de Câble Axion de veiller au respect des dispositions du Code de Câble Axion et de désigner au moins une personne à cette fin. D'autres employés de Câble Axion peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée ou pour s'occuper des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels.
1.2 Câble Axion est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a garde, ce qui comprend les renseignements confiés à un tiers pour des fins de traitement. Câble Axion prendra les moyens appropriés pour assurer un degré comparable de protection des renseignements en cours de traitement par un tiers (voir le principe 7).
1.3 Câble Axion a mis en oeuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite au Code de Câble Axion, entre autres :
Câble Axion doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
2.1 Câble Axion recueille des renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :
Toute mention des « fins déterminées » renvoie aux fins mentionnées dans le présent énoncé de principe.
2.2 Câble Axion doit préciser, de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit, les fins déterminées au client avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins ou indiquer au client de communiquer avec la personne désignée au sein de Câble Axion, qui lui expliquera les fins déterminées.
2.3 Sauf lorsque la loi l'y oblige, Câble Axion n'utilisera pas ou ne communiquera pas pour une nouvelle fin des renseignements personnels déjà recueillis avant d'avoir d'abord défini et consigné la nouvelle fin et obtenu le consentement du client.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
3.1 Dans certaines circonstances, Câble Axion peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements à l'insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, Câble Axion peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si cela sert manifestement l'intérêt de la personne concernée et qu'il est impossible d'obtenir son consentement dans un délai approprié, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une personne mineure, gravement malade ou atteinte d'incapacité mentale. Câble Axion peut aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si le fait de demander le consentement de la personne concernée risque d'aller à l'encontre du but visé par la collecte des renseignements, par exemple, dans le cas d'une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale.
Câble Axion peut aussi utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d'urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d'une personne est menacée. Câble Axion peut communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente les compagnies, afin de percevoir une créance, respecter une assignation, un mandat ou une autre ordonnance d'un tribunal ou lorsque la loi l'exige.
3.2 Pour obtenir le consentement de la personne concernée, Câble Axion fera toutes les démarches raisonnables pour s'assurer que le client est informé des fins pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Ces fins seront énoncées de façon que le client puisse raisonnablement les comprendre.
3.3 Règle générale, Câble Axion obtiendra le consentement de la personne concernée au moment de recueillir et de communiquer des renseignements personnels. Toutefois, elles peuvent aussi obtenir ce consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser ou de les communiquer pour une nouvelle fin.
3.4 Câble Axion demandera aux clients de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels, à titre de condition de fourniture d'un produit ou d'un service, dans la mesure seulement où la collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire à l'exécution des fins déterminées.
3.5 Pour déterminer la méthode de consentement appropriée, Câble Axion tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.
3.6 Règle générale, l'utilisation des produits et des services par un client constitue un consentement implicite à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels, aux fins déterminées, par Câble Axion.
3.7 Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un délai raisonnable. Les clients peuvent communiquer avec Câble Axion pour obtenir plus de renseignements sur les conséquences d'un tel retrait.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
Câble Axion ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Câble Axion doit procéder de façon honnête et licite.
4.1 Câble Axion recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses clients.
4.2 Câble Axion peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, y compris des agences d'évaluation du crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou auprès de tiers qui prétendent être autorisés à communiquer ces renseignements.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Câble Axion ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Câble Axion doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
5.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement (voir 3.1).
5.2 Câble Axion peut aussi communiquer des renseignements personnels sur un client à :
5.4 Câble Axion conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client, Câble Axion conservera soit les renseignements proprement dits, soit une explication des motifs de la décision pendant une période suffisante pour que le client puisse avoir accès à ces renseignements ou à ces motifs.
5.5 Câble Axion met en œuvre des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques relativement à la conservation et à la destruction des renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
6.1 Les renseignements personnels utilisés par Câble Axion doivent être assez exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client.
6.2 Câble Axion fera la mise à jour des renseignements personnels sur les clients seulement lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou sur un avis en ce sens de la part de la personne concernée.
Principe 7 – Mesures de sécurité
Câble Axion doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 Câble Axion doit protéger les renseignements personnels contre certains risques comme la perte ou le vol, la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, en prenant les mesures de sécurité nécessaires. Elle doit protéger les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 Câble Axion doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers aux termes d'ententes contractuelles énonçant le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
7.3 Tous les employés de Câble Axion qui ont accès à des renseignements personnels doivent être tenus, à titre de condition d'emploi, de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements personnels.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
Câble Axion doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques de gestion des renseignements personnels.
8.1 Câble Axion doit faciliter la compréhension de ses politiques et pratiques en informant les clients de la fonction et de l'adresse de chaque personne chargée de s'assurer que les départements et succursales respectent le Code de Câble Axion et à qui il faut acheminer les plaintes ou les demandes de renseignements.
8.2 Câble Axion diffusera des informations afin d'aider les clients à exercer leurs droits quant à l'utilisation des renseignements personnels qui les concernent, ainsi que des informations sur les services de protection de la vie privée.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
Câble Axion doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Sur demande, Câble Axion permet à la personne concernée de consulter les renseignements personnels compris dans son dossier. Les renseignements personnels doivent être fournis d'une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne concernée.
9.2 Dans certaines situations, il peut être impossible à Câble Axion de permettre à un client de consulter tous les renseignements personnels qu'elle possède à son sujet. Par exemple, Câble Axion peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d'une autre personne. De plus, Câble Axion peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si la communication permettait de révéler des informations commerciales confidentielles, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d'un avocat, si les renseignements ont été obtenus au terme d'un processus officiel de règlement d'un différend, ou encore si les renseignements ont été recueillis pendant une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Sur demande, Câble Axion indiquera le motif du refus de l'accès aux renseignements personnels.
9.3 Afin d'assurer la protection des renseignements personnels, un client peut être tenu de fournir des renseignements suffisants pour que Câble Axion puisse rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels et autoriser l'accès au dossier de cette personne. L'information ainsi fournie doit servir uniquement à cette fin.
9.4 Câble Axion corrigera ou complètera promptement tous les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l'exactitude ou à l'exhaustivité des renseignements doit être consigné dans le dossier de la personne concernée. S'il y a lieu, Câble Axion doit communiquer tout renseignement modifié aux tiers qui ont accès à ces renseignements personnels ou leur faire part de l'existence de différends non réglés.
9.5 Un client peut obtenir des informations ou demander de consulter son dossier personnel en s'adressant à un représentant désigné à l'un des bureaux du Service à la clientèle de Câble Axion.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de Câble Axion.
10.1 Câble Axion doit établir des mécanismes pour recevoir toutes les plaintes et toutes les demandes de renseignements concernant leurs politiques et leurs pratiques en matière de gestion des renseignements personnels et y donner suite.
10.2 Câble Axion doit informer ses clients de l'existence de ces mécanismes ainsi que de l'existence de mécanismes de plainte.
10.3 Les personnes responsables du respect du Code de Câble Axion peuvent solliciter un avis auprès d'un organisme extérieur, s'il y a lieu, avant de répondre de façon définitive aux plaintes déposées par des particuliers.
10.4 Câble Axion doit faire enquête sur toutes les plaintes relatives au respect du Code de Câble Axion. Si une plainte est jugée fondée, la compagnie prendra les mesures appropriées, y compris modifier ses politiques et ses pratiques, au besoin. Le client sera informé du résultat de l'enquête relative à sa plainte.
Pour avoir plus d'informations sur l'engagement de Câble Axion en matière de protection des renseignements personnels, on peut communiquer avec le superviseur du service à la clientèle de l'une ou l'autre des succursales de Câble Axion, au numéro indiqué sur la facture mensuelle ou sur le site Web axion.ca.
Code de protection des renseignements personnels de Câble Axion
Volet 2 – Traitement des renseignements personnels des clients*
* Ce volet complète les règles générales énoncées au Volet 1 du code.
En devenant client de Câble Axion, les renseignements personnels que vous nous divulguez nous permettent de vous fournir les produits et services demandés les mieux adaptés à vos besoins. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de nos produits et services. Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Toutefois, en faisant ce choix, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l'information que vous nous avez demandés.
À moins que vous ne donniez votre consentement exprès ou que la divulgation ne soit exigée par les autorités judiciaires ou par la Loi, tous les renseignements personnels que Câble Axion (incluant ses Mandataires) détient sur vous, ne peuvent être communiqués à quiconque, à l'exception de : (i) vous-même; (ii) une personne qui, de l'avis de Câble Axion, cherche à obtenir les renseignements en qualité de votre mandataire; (iii) une compagnie qui s'occupe de vous fournir des services reliés au service téléphonique ou aux annuaires téléphoniques, sous réserve que les renseignements soient requis à cette fin, que la divulgation se fasse à titre confidentiel et que les renseignements ne soient utilisés qu'à cette fin.
Chez Câble Axion, nous utilisons vos renseignements personnels à certaines fins, telles que:
En aucun cas, nous ne vendons d'informations sur nos clients, pas plus que nous ne transmettons de renseignements sur nos clients à d'autres organisations.
Certains services offerts par Câble Axion peuvent requérir des mesures particulières comme par exemple, la confidentialité des sites parcourus à l'ordinateur, du contenu des courriels, des choix de programmes télévisés, des profils d'habitude créés par le visiteur, des objets acquis par transaction électronique et des endroits où ces objets seraient acquis. Chaque produit et service pourra être accompagné d'éléments de politique sur la protection des renseignements personnels qui lui sont propres et en complément du présent Code, le cas échéant, et les clients de tels produits ou services auront accès à la politique pertinente.
Volet 1 – Règles générales
Introduction
Câble Axion est l'un des plus importants câblodistributeurs au Québec. Nous sommes également un acteur de premier plan dans l'accès Internet à haute vitesse, l'hébergement de sites Web et les services de téléphonie par câble. Notre équipe s'engage à offrir aux communautés rurales la même variété et qualité de service de câblodistribution qu'en centres urbains.
Câble Axion se fait un devoir d'assurer l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels relatifs à ses clients. Le Code de protection des renseignements personnels de Câble Axion est un énoncé officiel des lignes directrices et principes relatifs aux exigences minimales en matière de protection des renseignements personnels concernant les clients de Câble Axion.
Le Code de Câble Axion vise à établir des pratiques responsables et transparentes en matière de gestion des renseignements personnels.
Résumé des principes
Principe 1 – Responsabilité
Câble Axion est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et elle doit désigner au moins une personne qui devra s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
Câble Axion doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
Câble Axion ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et elle doit procéder de façon honnête et licite.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Câble Axion ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Câble Axion doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Principe 7 – Mesures de sécurité
Câble Axion doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
Câble Axion doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques de gestion des renseignements personnels.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
Câble Axion doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de Câble Axion.
Portée et application
Les dix principes qui constituent le Code de Câble Axion sont interdépendants et Câble Axion doit les respecter dans leur totalité. Chaque principe doit être lu de concert avec les observations qui l'accompagnent.
Portée et application du Code de Câble Axion
Le Code de Câble Axion s'applique aux renseignements personnels que Câble Axion recueille, utilise ou communique au sujet de ses clients.
Le Code de Câble Axion s'applique à la gestion des renseignements personnels sous toutes leurs formes – verbale, électronique ou écrite.
Le Code de Câble Axion ne restreint pas la collecte, l'utilisation ou la communication par Câble Axion des renseignements disponibles dans le public, comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'un client, lorsque ces renseignements sont inscrits dans un annuaire ou disponibles par le service d'assistance-annuaire.
Définitions
Client – personne qui
(a) utilise ou demande d'utiliser des produits ou services de Câble Axion;
(b) correspond avec Câble Axion;
(c) participe à un concours commandité par Câble Axion.
Collecte – action de recueillir, d'acquérir, de consigner ou d'obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris auprès de tiers, par quelque moyen que ce soit.
Communication – action de révéler des renseignements personnels à un tiers.
Consentement – acquiescement libre à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels aux fins déterminées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne intéressée ou par un mandataire autorisé. Le consentement explicite peut être donné de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit.
Toutefois, il doit toujours être non équivoque et ne pas obliger Câble Axion à le déduire. Le consentement implicite désigne un consentement que l'on peut raisonnablement déduire d'un acte ou d'une omission de la part d'une personne.
Renseignement personnel – renseignement concernant une personne identifiable, mais à l'exclusion des renseignements généraux qui ne peuvent pas être reliés à une personne en particulier. Ces renseignements comprennent les données sur le crédit, les dossiers de facturation, les relevés des services et de l'équipement, ainsi que toute plainte consignée au dossier.
Tiers – personne autre que le client ou son mandataire ou organisme qui ne fait pas partie de Câble Axion.
Utilisation – traitement, manipulation et gestion de renseignements personnels par Câble Axion .
Principe 1 – Responsabilité
Câble Axion est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et désigne une personne qui s'assure du respect des principes énoncés dans le présent code. Au moment de la présente publication, il s'agit de Madame Diane Serres, directrice des ressources humaines, Câble Axion, 1013, rue Bagot, La Baie (Québec), G7B 2N6.
1.1 Il appartient à la haute direction de Câble Axion de veiller au respect des dispositions du Code de Câble Axion et de désigner au moins une personne à cette fin. D'autres employés de Câble Axion peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée ou pour s'occuper des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels.
1.2 Câble Axion est responsable des renseignements personnels en sa possession ou dont elle a garde, ce qui comprend les renseignements confiés à un tiers pour des fins de traitement. Câble Axion prendra les moyens appropriés pour assurer un degré comparable de protection des renseignements en cours de traitement par un tiers (voir le principe 7).
1.3 Câble Axion a mis en oeuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite au Code de Câble Axion, entre autres :
a) la mise en oeuvre de procédures destinées à protéger les renseignements personnels et à s'assurer que la compagnie respecte le Code de Câble Axion;Principe 2 – Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels
b) la mise en place de procédures relatives à la réception et au traitement des demandes de renseignements ou des plaintes;
c) la formation et l'information des employés sur les politiques et les pratiques de la compagnie;
d) la rédaction de documents explicatifs au sujet des politiques et des pratiques de la compagnie.
Câble Axion doit déterminer les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.
2.1 Câble Axion recueille des renseignements personnels uniquement pour les fins suivantes :
a) établir et maintenir des relations commerciales dignes de confiance avec les clients et assurer les services courants;
b) comprendre les besoins des clients;
c) concevoir, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et des services;
d) gérer et concevoir leurs activités opérationnelles et commerciales;
e) satisfaire aux exigences légales et réglementaires.
Toute mention des « fins déterminées » renvoie aux fins mentionnées dans le présent énoncé de principe.
2.2 Câble Axion doit préciser, de vive voix, par des moyens électroniques ou par écrit, les fins déterminées au client avant ou pendant la collecte des renseignements personnels. Sur demande, les personnes qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer ces fins ou indiquer au client de communiquer avec la personne désignée au sein de Câble Axion, qui lui expliquera les fins déterminées.
2.3 Sauf lorsque la loi l'y oblige, Câble Axion n'utilisera pas ou ne communiquera pas pour une nouvelle fin des renseignements personnels déjà recueillis avant d'avoir d'abord défini et consigné la nouvelle fin et obtenu le consentement du client.
Principe 3 – Consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels
Le client doit être informé et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui le concernent, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
3.1 Dans certaines circonstances, Câble Axion peut recueillir, utiliser et communiquer des renseignements à l'insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, Câble Axion peut recueillir ou utiliser des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si cela sert manifestement l'intérêt de la personne concernée et qu'il est impossible d'obtenir son consentement dans un délai approprié, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une personne mineure, gravement malade ou atteinte d'incapacité mentale. Câble Axion peut aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement, si le fait de demander le consentement de la personne concernée risque d'aller à l'encontre du but visé par la collecte des renseignements, par exemple, dans le cas d'une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale.
Câble Axion peut aussi utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement en cas d'urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d'une personne est menacée. Câble Axion peut communiquer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement à un avocat qui représente les compagnies, afin de percevoir une créance, respecter une assignation, un mandat ou une autre ordonnance d'un tribunal ou lorsque la loi l'exige.
3.2 Pour obtenir le consentement de la personne concernée, Câble Axion fera toutes les démarches raisonnables pour s'assurer que le client est informé des fins pour lesquelles les renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Ces fins seront énoncées de façon que le client puisse raisonnablement les comprendre.
3.3 Règle générale, Câble Axion obtiendra le consentement de la personne concernée au moment de recueillir et de communiquer des renseignements personnels. Toutefois, elles peuvent aussi obtenir ce consentement après la collecte des renseignements personnels, mais avant de les utiliser ou de les communiquer pour une nouvelle fin.
3.4 Câble Axion demandera aux clients de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels, à titre de condition de fourniture d'un produit ou d'un service, dans la mesure seulement où la collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire à l'exécution des fins déterminées.
3.5 Pour déterminer la méthode de consentement appropriée, Câble Axion tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients.
3.6 Règle générale, l'utilisation des produits et des services par un client constitue un consentement implicite à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels, aux fins déterminées, par Câble Axion.
3.7 Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un délai raisonnable. Les clients peuvent communiquer avec Câble Axion pour obtenir plus de renseignements sur les conséquences d'un tel retrait.
Principe 4 – Limitation de la collecte de renseignements personnels
Câble Axion ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Câble Axion doit procéder de façon honnête et licite.
4.1 Câble Axion recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses clients.
4.2 Câble Axion peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, y compris des agences d'évaluation du crédit, des employeurs ou des références personnelles, ou auprès de tiers qui prétendent être autorisés à communiquer ces renseignements.
Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Câble Axion ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements personnels à des fins différentes de celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Câble Axion doit conserver les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
5.1 Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement (voir 3.1).
5.2 Câble Axion peut aussi communiquer des renseignements personnels sur un client à :
a) une autre compagnie de télécommunications, pour assurer l'efficience et l'efficacité de la fourniture des services de télécommunications;5.3 Seuls les employés de Câble Axion dont les activités commerciales ou les tâches habituelles l'exigent ont accès aux renseignements personnels sur les clients.
b) une entreprise qui participe à la fourniture de services de télécommunications ou de services d'annuaires au client;
c) une autre personne, pour la conception, l'amélioration, la commercialisation ou la fourniture d'un produit ou d'un service de Câble Axion;
d) un mandataire dont les services ont été retenus par Câble Axion afin de recouvrer le compte d'un client;
e) des distributeurs de cartes de crédit et des agences d'évaluation du crédit;
f) une personne qui, de l'avis de Câble Axion, demande les renseignements à titre de mandataire du client;
g) un ou plusieurs tiers, lorsque le client consent à la communication ou lorsque la communication est exigée en vertu de la loi.
5.4 Câble Axion conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire ou utile pour les fins déterminées ou selon les exigences de la loi. Selon les circonstances, lorsque des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client, Câble Axion conservera soit les renseignements proprement dits, soit une explication des motifs de la décision pendant une période suffisante pour que le client puisse avoir accès à ces renseignements ou à ces motifs.
5.5 Câble Axion met en œuvre des mesures de contrôle, des échéanciers et des pratiques raisonnables et systématiques relativement à la conservation et à la destruction des renseignements personnels et des dossiers qui ne sont plus nécessaires ou pertinents pour les fins déterminées ou qui ne sont plus exigés en vertu de la loi. Ces renseignements doivent être détruits, effacés ou dépersonnalisés.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
6.1 Les renseignements personnels utilisés par Câble Axion doivent être assez exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'un client.
6.2 Câble Axion fera la mise à jour des renseignements personnels sur les clients seulement lorsque nécessaire pour satisfaire aux fins déterminées ou sur un avis en ce sens de la part de la personne concernée.
Principe 7 – Mesures de sécurité
Câble Axion doit protéger les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 Câble Axion doit protéger les renseignements personnels contre certains risques comme la perte ou le vol, la consultation, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisées, en prenant les mesures de sécurité nécessaires. Elle doit protéger les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 Câble Axion doit protéger les renseignements personnels communiqués à des tiers aux termes d'ententes contractuelles énonçant le caractère confidentiel de ces renseignements et les fins auxquelles ils sont destinés.
7.3 Tous les employés de Câble Axion qui ont accès à des renseignements personnels doivent être tenus, à titre de condition d'emploi, de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements personnels.
Principe 8 – Transparence des politiques et des pratiques
Câble Axion doit mettre à la disposition des clients des renseignements précis sur leurs politiques et leurs pratiques de gestion des renseignements personnels.
8.1 Câble Axion doit faciliter la compréhension de ses politiques et pratiques en informant les clients de la fonction et de l'adresse de chaque personne chargée de s'assurer que les départements et succursales respectent le Code de Câble Axion et à qui il faut acheminer les plaintes ou les demandes de renseignements.
8.2 Câble Axion diffusera des informations afin d'aider les clients à exercer leurs droits quant à l'utilisation des renseignements personnels qui les concernent, ainsi que des informations sur les services de protection de la vie privée.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels par les clients
Câble Axion doit informer un client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui le concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de consulter ces renseignements. Un client pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Sur demande, Câble Axion permet à la personne concernée de consulter les renseignements personnels compris dans son dossier. Les renseignements personnels doivent être fournis d'une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne concernée.
9.2 Dans certaines situations, il peut être impossible à Câble Axion de permettre à un client de consulter tous les renseignements personnels qu'elle possède à son sujet. Par exemple, Câble Axion peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d'une autre personne. De plus, Câble Axion peut ne pas offrir l'accès aux renseignements si la communication permettait de révéler des informations commerciales confidentielles, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d'un avocat, si les renseignements ont été obtenus au terme d'un processus officiel de règlement d'un différend, ou encore si les renseignements ont été recueillis pendant une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Sur demande, Câble Axion indiquera le motif du refus de l'accès aux renseignements personnels.
9.3 Afin d'assurer la protection des renseignements personnels, un client peut être tenu de fournir des renseignements suffisants pour que Câble Axion puisse rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels et autoriser l'accès au dossier de cette personne. L'information ainsi fournie doit servir uniquement à cette fin.
9.4 Câble Axion corrigera ou complètera promptement tous les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Tout différend non réglé relatif à l'exactitude ou à l'exhaustivité des renseignements doit être consigné dans le dossier de la personne concernée. S'il y a lieu, Câble Axion doit communiquer tout renseignement modifié aux tiers qui ont accès à ces renseignements personnels ou leur faire part de l'existence de différends non réglés.
9.5 Un client peut obtenir des informations ou demander de consulter son dossier personnel en s'adressant à un représentant désigné à l'un des bureaux du Service à la clientèle de Câble Axion.
Principe 10 – Plainte contre le non-respect des principes
Un client doit pouvoir se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de faire respecter le Code de Câble Axion.
10.1 Câble Axion doit établir des mécanismes pour recevoir toutes les plaintes et toutes les demandes de renseignements concernant leurs politiques et leurs pratiques en matière de gestion des renseignements personnels et y donner suite.
10.2 Câble Axion doit informer ses clients de l'existence de ces mécanismes ainsi que de l'existence de mécanismes de plainte.
10.3 Les personnes responsables du respect du Code de Câble Axion peuvent solliciter un avis auprès d'un organisme extérieur, s'il y a lieu, avant de répondre de façon définitive aux plaintes déposées par des particuliers.
10.4 Câble Axion doit faire enquête sur toutes les plaintes relatives au respect du Code de Câble Axion. Si une plainte est jugée fondée, la compagnie prendra les mesures appropriées, y compris modifier ses politiques et ses pratiques, au besoin. Le client sera informé du résultat de l'enquête relative à sa plainte.
Pour avoir plus d'informations sur l'engagement de Câble Axion en matière de protection des renseignements personnels, on peut communiquer avec le superviseur du service à la clientèle de l'une ou l'autre des succursales de Câble Axion, au numéro indiqué sur la facture mensuelle ou sur le site Web axion.ca.
Code de protection des renseignements personnels de Câble Axion
Volet 2 – Traitement des renseignements personnels des clients*
* Ce volet complète les règles générales énoncées au Volet 1 du code.
En devenant client de Câble Axion, les renseignements personnels que vous nous divulguez nous permettent de vous fournir les produits et services demandés les mieux adaptés à vos besoins. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de nos produits et services. Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Toutefois, en faisant ce choix, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir le produit, le service ou l'information que vous nous avez demandés.
À moins que vous ne donniez votre consentement exprès ou que la divulgation ne soit exigée par les autorités judiciaires ou par la Loi, tous les renseignements personnels que Câble Axion (incluant ses Mandataires) détient sur vous, ne peuvent être communiqués à quiconque, à l'exception de : (i) vous-même; (ii) une personne qui, de l'avis de Câble Axion, cherche à obtenir les renseignements en qualité de votre mandataire; (iii) une compagnie qui s'occupe de vous fournir des services reliés au service téléphonique ou aux annuaires téléphoniques, sous réserve que les renseignements soient requis à cette fin, que la divulgation se fasse à titre confidentiel et que les renseignements ne soient utilisés qu'à cette fin.
Chez Câble Axion, nous utilisons vos renseignements personnels à certaines fins, telles que:
- approuver votre demande d'adhésion à nos services;
- maintenir la communication avec vous;
- vous tenir informé des offres et promotions en cours sur nos produits et services, sauf si vous vous y objectez;
- détectez et prévenir d'éventuelles fraudes ou l'utilisation illégale, inadéquate ou inappropriée de nos produits et services;
- évaluer votre degré de satisfaction à l'égard de nos produits et services;
- nous conformer aux lois, etc.
En aucun cas, nous ne vendons d'informations sur nos clients, pas plus que nous ne transmettons de renseignements sur nos clients à d'autres organisations.
Certains services offerts par Câble Axion peuvent requérir des mesures particulières comme par exemple, la confidentialité des sites parcourus à l'ordinateur, du contenu des courriels, des choix de programmes télévisés, des profils d'habitude créés par le visiteur, des objets acquis par transaction électronique et des endroits où ces objets seraient acquis. Chaque produit et service pourra être accompagné d'éléments de politique sur la protection des renseignements personnels qui lui sont propres et en complément du présent Code, le cas échéant, et les clients de tels produits ou services auront accès à la politique pertinente.
